HubSpot-koppeling: synchroniseer je CRM met ERP, boekhouding en meer

Je deals staan in HubSpot, je orders in je ERP en je facturen in je boekhoudpakket. En ergens in een Excel-bestand probeert iemand dat allemaal bij te houden. Elke handmatige overdracht kost tijd en laat ruimte voor fouten. Klantnamen die net even anders gespeld zijn. Deals die niet overeenkomen met orders. Facturen die pas verstuurd worden als sales toevallig even checkt.

Dat kan anders. Met een HubSpot-koppeling zorg je ervoor dat je CRM-, ERP-, boekhoud- en projectsystemen in real time met elkaar communiceren (zonder dat iemand data hoeft over te typen). Presult bouwt deze koppelingen voor technische MKB-bedrijven. Snel, gestructureerd en zonder gedoe.

HubSpot-koppeling nodig?

Plan een adviesgesprek

Waarom een HubSpot-koppeling?

De meeste technische MKB-bedrijven werken met meerdere systemen naast elkaar. HubSpot creëert overzicht in de klantrelaties en het salesproces. Een ERP-systeem zoals Odoo, Exact Online, AFAS of SAP regelt de orderverwerking, inkoop en/of boekhouding.

Dan zorgt handmatige invoer, werken met gekopieerde lijsten en medewerkers die dubbel werk doen alleen maar voor ruis, met de volgende risico’s:

• Dubbele data-invoer: een gewonnen deal in HubSpot wordt handmatig een order in het ERP. Twee keer invoeren, twee keer kans op fouten.
• Geen single source of truth: sales werkt met andere klantgegevens dan operations. Prijsafspraken, contactpersonen, levertijden: niemand weet zeker welk systeem klopt en leidend is.
• Vertraagde informatie: operations weet pas dat een deal gewonnen is als sales dat doorgeeft. En sales weet pas dat een project vastloopt als operations belt.

Met een HubSpot-integratie verdwijnen deze problemen:

• Sales en operations werken vanuit dezelfde data.
• Deals worden automatisch omgezet in orders.
• De status van facturen verschijnen direct in HubSpot.

In het technisch MKB zijn offertes complex, levertijden strak en klantrelaties waardevol voor de lange termijn. Op al die vlakken boek je met HubSpot-koppelingen direct winst, zowel in efficiëntie als klanttevredenheid.

Welke systemen kun je koppelen aan HubSpot?

Bijna elk bedrijfssysteem dat een API of standaard koppelvlak biedt, is te verbinden met HubSpot. We verdelen de meest toegepaste systemen in drie categorieën:

ERP-systemen

• Odoo
• Exact Online
• AFAS Software
• SAP Business One / SAP S/4HANA
• Microsoft Dynamics 365
• Teamleader Focus
• Visma / e-Boekhouden

Boekhoudpakketten

• Exact Online (boekhoudmodule)
• Snelstart
• Twinfield
• Moneybird
• e-Boekhouden
• Unit4

Projectmanagement & overige systemen

• Monday.com
• Asana
• Jira
• Trello
• Teamleader (projectmodule)
• Salesforce (migratie of parallel gebruik)

Voor elk van deze systemen bouwt Presult een specifieke HubSpot koppeling.

Lees meer over de HubSpot Odoo-koppeling

Lees meer over de HubSpot Exact Online koppeling

Lees meer over de HubSpot AFAS koppeling

Lees meer over de HubSpot Dynamics 365 koppeling

Staat je systeem er niet bij? Neem gerust contact op. We kijken graag wat er mogelijk is.

Hoe werkt een HubSpot-koppeling via Make?

Presult gebruikt Make (voorheen Integromat) als de verbindingslaag tussen HubSpot en andere systemen. Make is een no-code automatiseringsplatform dat realtime scenario’s uitvoert: als er iets verandert in HubSpot, reageert Make direct. En andersom.

Je hebt geen developer nodig om een koppeling te laten werken. Wel is configuratie nodig: de juiste velden koppelen, foutafhandeling inrichten en de logica afstemmen op je werkproces. Dat is precies wat Presult voor je doet.

Wat synchroniseert er normaal gesproken bij een HubSpot-ERP-koppeling?

Van HubSpot naar ERP	Van ERP naar HubSpot
Nieuwe contacten en bedrijven	Orderbevestigingen en ordernummers
Gewonnen deals → order aanmaken	Factuurbedragen en betaalstatus
Offertedata en productconfiguraties	Voorraadinformatie en levertijden
Activiteiten en notities van sales	Projectstatus en mijlpalen
Segmentatiedata voor marketing	Klantspecifieke prijsafspraken

De exacte synchronisatie hangt af van je systemen en processen. Tijdens de intake brengen we dit samen in kaart.

Standaardkoppeling of maatwerk?

Presults kracht zit in kant-en-klare standaardkoppelingen voor de meest gebruikte systemen. Denk aan een HubSpot–Exact Online-koppeling die je dealdata direct omzet in een verkooporder, of een HubSpot–AFAS koppeling die klantgegevens in beide richtingen synchroniseert.

Een standaardkoppeling heeft drie voordelen:

• Snel live: in 3 tot 5 werkdagen operationeel
• Lagere kosten: de basislogica is al gebouwd, je betaalt alleen voor configuratie en afstemming
• Bewezen betrouwbaar: de koppeling is al actief bij andere technische MKB-bedrijven

Wanneer is maatwerk nodig?

Maatwerk is juist zinvol wanneer:

• je werkt met een minder gangbaar ERP;
• de synchronisatielogica complex is, zoals bij meerdere vestigingen, verschillende valuta’s of klantspecifieke prijsstructuren;
• je meerdere systemen tegelijk wil koppelen (bijvoorbeeld ERP + boekhouding + projectmanagement in één traject);
• je aanvullende automatiseringen wil bouwen bovenop de koppeling, zoals geautomatiseerde offerteprocessen.

Tijdens het intakegesprek bepalen we samen of een standaardkoppeling volstaat of maatwerk nodig is. Je krijgt vooraf altijd een duidelijk voorstel.

Hoe lang duurt het voordat een HubSpot-koppeling staat?

Een standaardkoppeling is live in 3 tot 5 werkdagen. Dat klinkt snel en dat is het ook. Dat is mogelijk omdat de technische basisstructuur al staat en wij alleen de configuratie afstemmen op je specifieke HubSpot-omgeving en ERP-inrichting.

De 4 stappen realiseren we een standaardkoppeling:

1. Intake (dag 1): We brengen je datastromen in kaart. Welke velden moeten synchroniseren? Welke logica passen we toe? Wie is eigenaar van welke data? Dat gesprek duurt doorgaans een uur.
2. Configuratie (dag 2–3): Presult configureert de Make-scenario’s op basis van de intake. De koppeling wordt ingericht in een testomgeving, zodat er niets mis kan gaan in je live systemen.
3. Testen (dag 4): We testen de koppeling end-to-end met echte testdata. Alle scenario’s worden doorgelopen, zoals gewonnen deals, geannuleerde orders en gewijzigde contactpersonen. Eventuele afwijkingen worden direct opgelost.
4. Go-live (dag 5): De koppeling wordt live gezet. We monitoren de eerste synchronisaties en zorgen dat alles naar behoren functioneert. Je ontvangt een korte handleiding voor dagelijks gebruik.

Complexe of multi-system koppelingen

Als meerdere systemen tegelijk gekoppeld worden of als er sprake is van uitgebreide maatwerkvereisten, rekenen we op 2 tot 4 weken. Dit is inclusief uitgebreidere testfases en tussentijdse feedbackrondes.

Veelgestelde vragen over de HubSpot-koppeling

Kan mijn ERP-systeem worden gekoppeld aan HubSpot?

In de meeste gevallen kan dat. Als je ERP een API biedt, wat geldt voor vrijwel alle moderne systemen zoals Odoo, Exact Online, AFAS, SAP, Dynamics 365 en Teamleader, dan is een HubSpot koppeling technisch haalbaar. Voor oudere systemen zonder API zijn er soms alternatieve routes via bestandsuitwisseling of tussenliggende connectoren mogelijk. Neem contact op om de mogelijkheden voor jouw specifieke situatie te bespreken.

Wat kost een HubSpot-koppeling?

De kosten van een HubSpot-koppeling via Presult bestaan uit twee delen: eenmalige implementatiekosten en terugkerende licentiekosten voor Make.

• Een standaardkoppeling start vanaf een paar honderd euro voor configuratie en inrichting.
• Maatwerkkoppelingen worden op basis van scope en complexiteit geprijsd. Je krijgt altijd een offerte op maat, zonder verrassingen achteraf.

De Make-licentie is afhankelijk van het aantal maandelijkse operaties (syncs) en is voor de meeste MKB-bedrijven betaalbaar.

Wat synchroniseert er bij een HubSpot-koppeling?

Wat gesynchroniseerd wordt, is zelf in te stellen. De meest voorkomende datastromen zijn contactpersonen en bedrijfsgegevens, deals en offertes, orders en orderbevestigingen, factuurbedragen en betaalstatus, voorraadniveaus en levertijden en projectstatus. De exacte configuratie wordt vastgelegd bij de intake. Je bepaalt zelf welke velden leidend zijn en welke richting de data op gaat.

Heb ik een developer nodig voor het instellen van een HubSpot-koppeling?

Nee. Make werkt zonder code en daarnaast verzorgt Presult de volledige configuratie voor je. Je hoeft zelf geen technische kennis te hebben. Wat je wel nodig hebt? Toegang tot je HubSpot-omgeving en je ERP-systeem, en iemand intern die de businesslogica goed kent; zodat we de koppeling precies goed kunnen instellen. Na de implementatie kun je eenvoudige aanpassingen zelf doorvoeren in Make, of je laat Presult dat beheren.

Wat gebeurt er met mijn bestaande data als er een nieuwe koppeling wordt gemaakt?

Bestaande data in HubSpot en je ERP blijft ongewijzigd. Een nieuwe koppeling synchroniseert standaard alleen nieuwe of gewijzigde records vanaf het moment van livegang. Wil je ook historische data migreren of samenvoegen? Dan bespreken we dat apart. Dat is mogelijk, maar vraagt om een zorgvuldige aanpak om duplicaten en datavervuiling te voorkomen. Wijzigingen testen we altijd eerst in een afgeschermde testomgeving.

Kunnen we de koppeling later uitbreiden?

Ja. Make is modulair: je kunt op elk moment extra velden toevoegen, nieuwe systemen toevoegen of de synchronisatielogica aanpassen. Veel bedrijven beginnen met een basisintegratie, bijvoorbeeld alleen contact- en dealsynchronisatie, om dit later uit te breiden met factuurdata, projectkoppelingen en/of marketingautomatiseringen. Je bouwt op een fundament dat meegroeit.

Meer weten?

Plan een adviesgesprek