HubSpot koppelen aan Exact Online: facturen en deals automatisch synchroniseren

Inhoud

Volg ons

Laatste blogs

In het kort

Ontdek hoe je al je bedrijfssystemen, van ERP tot facturatie, integreert in HubSpot voor één compleet klantbeeld.
Leer hoe slimme datakoppelingen zorgen voor overzicht, automatisering en betere besluitvorming binnen je organisatie.

Sales werkt in HubSpot, administratie werkt in Exact Online. En ergens daartussenin gaat data verloren, worden gegevens dubbel ingevoerd en heeft niemand een compleet beeld van de klant. Herkenbaar?

Een HubSpot-koppeling met Exact Online lost precies dit probleem op. Je verbindt je CRM met je boekhoudpakket, zodat deals, facturen en klantgegevens automatisch tussen de twee systemen worden uitgewisseld. Dus: geen handmatige exports meer, geen fouten bij het overzetten van orders, en altijd actuele informatie voor zowel sales als finance.

In dit artikel leggen we uit waarom deze koppeling waardevol is, welke data er gesynchroniseerd wordt en hoe de implementatie in de praktijk werkt.

Waarom Exact Online koppelen aan HubSpot?

Veel technisch MKB-bedrijven gebruiken Exact Online voor de financiële administratie en HubSpot als CRM voor sales en marketing. Beide systemen werken goed, maar niet automatisch samen. Dat levert dagelijks frictie op:

Dubbele administratie: klantgegevens worden in beide systemen handmatig bijgehouden. Een adreswijziging? Die moet twee keer worden aangepast.
Trage opvolging: als een deal gewonnen is in HubSpot, moet administratie handmatig een klant aanmaken in Exact Online voordat er een factuur verstuurd kan worden.
Fouten tussen sales en finance: namen, btw-nummers, betalingsadressen. Bij handmatig overzetten sluipen fouten erin. Die fouten kosten tijd om te corrigeren en leiden soms tot verstoorde klantrelaties.
Geen realtime inzicht: salesmedewerkers weten niet of een klant zijn factuur heeft betaald. Finance weet niet welke deals er in de verkooppijplijn zitten. Iedereen werkt op basis van verouderde informatie.

Voor het technisch MKB, waar sales en operations sterk verweven zijn, is dit geen kleine ergernis. Het is een structureel probleem dat groei remt. Een directe koppeling tussen HubSpot en Exact Online maakt beide systemen samen sterker.

Wat synchroniseert er tussen HubSpot en Exact Online?

Wat er precies gesynchroniseerd wordt, hangt af van je processen en de manier waarop de koppeling is ingericht. In de meeste implementaties die Presult bouwt, gaat het om de volgende datastromen:

Van HubSpot naar Exact Online	Van Exact Online naar HubSpot
Bedrijven en contactpersonen Gewonnen deals als verkooporder Ordergegevens en prijzen	Factuurstatus (betaald / openstaand) Omzethistorie en betalingsgedrag Bijgewerkte klantgegevens

Eenrichtings- of tweerichtingssynchronisatie?

Een eenrichtingskoppeling (HubSpot stuurt data naar Exact Online) is eenvoudiger en minder foutgevoelig. Een tweerichtingssynchronisatie geeft meer inzicht, maar vraagt om goede afspraken over welk systeem de ‘bron van waarheid”’ is voor elk type data. Presult helpt je bij het maken van die keuze op basis van je processen.

Hoe werkt de HubSpot Exact Online koppeling via Make?

De koppeling tussen HubSpot en Exact Online bouwen we via Make (voorheen Integromat), een automatiseringsplatform dat als verbindingslaag fungeert tussen je systemen.

Jouw eigen Make-account: jij blijft eigenaar

Een belangrijk uitgangspunt: de koppeling wordt ingericht in jouw eigen Make-account. Dat betekent dat jij altijd eigenaar bent van de automatisering. Je bent niet afhankelijk van Presult om toegang te krijgen tot je eigen koppeling of om aanpassingen te doen. Mocht je ooit iets willen wijzigen of met een andere partij willen werken, dan staat alles in jouw omgeving.

Dit is bewust anders dan hoe veel partijen het doen. Wij vinden dat je als bedrijf de controle moet houden over je eigen processen en data.

Sneller live dankzij kant-en-klare bouwblokken

Presult heeft standaard bouwblokken (connectoren) ontwikkeld voor veelgebruikte koppelingen, waaronder de HubSpot-Exact Online-integratie. Dat zijn bewezen, geteste modules die we inzetten als basis, zodat we de koppeling sneller kunnen opleveren dan wanneer we alles van nul opbouwen.

Denk aan: automatisch een klant aanmaken in Exact Online, zodra een deal in HubSpot gewonnen wordt, of de factuurstatus terugkoppelen naar HubSpot, zodat je salesteam altijd weet of een rekening betaald is.

Maatwerk waar nodig

Niet elk bedrijf werkt hetzelfde. Heb je meerdere divisies in Exact Online, specifieke velden die je wilt synchroniseren of aanvullende systemen die ook moeten meekoppelen? Dan breiden we de standaardbouwblokken uit met maatwerk. Presult beoordeelt per situatie wat de meest stabiele en toekomstbestendige aanpak is.

Hoe lang duurt een HubSpot-Exact Online-koppeling?

Een realistische indicatie:

Type koppeling	Doorlooptijd	Omschrijving
Eenvoudige koppeling	1 tot 2 weken	Eén datastroom, bijvoorbeeld deals naar Exact Online
Standaard tweerichting	2 tot 4 weken	Klantgegevens, deals en factuurstatus
Complexe integratie	4 tot 8 weken	Meerdere datastromen, maatwerk, extra systemen

De doorlooptijd hangt sterk af van de complexiteit van je processen, de kwaliteit van de bestaande data en de beschikbaarheid van je team voor feedback en testen. Presult werkt gestructureerd: eerst een technische analyse, dan bouwen, dan testen. Zo weet je bij livegang dat de koppeling stabiel staat.

Veelgestelde vragen over HubSpot-Exact Online-koppelingen

Kan Exact Online automatisch gekoppeld worden aan HubSpot?

Ja. Exact Online biedt een REST API waarmee externe systemen zoals HubSpot direct kunnen communiceren. Via Make bouwt Presult een stabiele koppeling die triggers en dataflows afhandelt zonder handmatige tussenkomst.

Welke gegevens kan ik synchroniseren tussen Exact Online en HubSpot?

De meest gebruikte datastromen zijn: klant- en contactgegevens, deals en verkooporders, factuurstatussen en betalingsinformatie. Welke velden precies worden gesynchroniseerd, stellen we samen met jou vast op basis van je processen.

Heb ik technische kennis nodig voor een HubSpot Exact Online koppeling?

Nee. Presult neemt de volledige technische implementatie op zich. Wel is het handig als jij of een collega inzicht heeft en geeft in jullie processen: wat wil je automatiseren, en welk systeem is leidend bij welk type data?

Wat kost een HubSpot Exact Online integratie?

De kosten hangen af van de complexiteit van de koppeling en het aantal datastromen. Een eenvoudige eenrichtingskoppeling is aanzienlijk goedkoper dan een volledige tweerichtingsintegratie met maatwerkvelden. Presult maakt altijd een concrete inschatting op basis van een intake, zodat je vooraf weet waar je aan toe bent.

Kan bestaande data worden meegenomen bij de koppeling?

Ja, in de meeste gevallen wel. Of en hoe bestaande klantdata gemigreerd wordt, bespreken we tijdens de technische analyse. Data die al in beide systemen bestaat, moet correct worden gekoppeld of samengevoegd zonder duplicaten.

Werkt de koppeling ook als we meerdere divisies gebruiken in Exact Online?

Exact Online ondersteunt meerdere administraties binnen een account. Presult kan de koppeling zo inrichten dat data naar de juiste administratie wordt gestuurd, gebaseerd op kenmerken in HubSpot (bijvoorbeeld regio, productlijn of entiteit).

Kan ik HubSpot en Exact Online koppelen zonder Make?

Ja, afhankelijk van de situatie zijn meerdere oplossingen mogelijk. Presult kiest de meest stabiele aanpak op basis van je processen, het aantal systemen en de gewenste automatisering.

Klaar om HubSpot en Exact Online te koppelen?

Presult bouwt HubSpot- koppelingen voor het technisch MKB. Van eenvoudige eenrichtingsintegraties tot complexe, maatwerk datastromen. We beginnen altijd met een technische intake om te beoordelen wat er nodig is en wat het oplevert.