TeleTrain

De eerste stap was het centraliseren van alle communicatie rondom deals in HubSpot. Notities toevoegen, collega’s taggen, documenten koppelen: het gebeurt nu allemaal op één plek, direct verbonden aan de juiste deal of aanvraag. Nieuwe collega’s vinden alle informatie terug zonder te zoeken. Niets gaat meer verloren in een mailbox.

Eerlijk gezegd bracht deze centralisatie in het begin wat gewenning met zich mee. Het team moest even schakelen nu alle communicatie via HubSpot verliep. Dat vroeg om een paar praktische afspraken over meldingen. Maar het voordeel was al snel overduidelijk: iedereen werkt vanuit dezelfde informatie, op hetzelfde moment, zonder te vragen wie wat heeft gedaan.

Samen met Presult heeft Teletrain meerdere wachtrijen ingericht. Per wachtrij is in één oogopslag zichtbaar wie welke actie moet ondernemen. Dit overzicht vormt inmiddels de vaste basis voor de dagelijkse stand-ups. Geen rondje langs mailboxen, geen gemiste opvolgpunten. Het team start de dag met een helder beeld van wat er speelt en wat er moet gebeuren.

Nieuwe processen en functies worden doorontwikkeld via een vaste werkwijze: van een eerste versie naar een testfase, inclusief feedbackrondes, en dan pas naar productie. Dit zorgt voor een systeem dat blijft aansluiten bij Teletrain, zonder het team te verrassen met onverwachte wijzigingen.

Het meest concrete voorbeeld van de impact van HubSpot is het capaciteitsaanvraagproces voor detachering. Voorheen werd dit handmatig bijgehouden en via mail rondgestuurd. Nu is de Service Hub ingezet met de bijbehorende automatiseringen. Taken worden automatisch aangemaakt zodra een aanvraag binnenkomt. De juiste collega wordt direct op de hoogte gesteld. Informatie hoeft maar één keer te worden ingevoerd en stroomt automatisch door naar de juiste plek.

Het resultaat is een tijdwinst van circa 90 procent voor dit proces. Uren die voorheen opgingen aan handmatig bijhouden en navragen, zijn nu beschikbaar voor werk dat er echt toe doet.

Teletrain maakt gebruik van Breeze AI binnen HubSpot voor automatische samenvattingen bij overdrachten. In plaats een lange reeks notities krijgt een collega direct een gestructureerd overzicht van gedane acties en de huidige stand van zaken. Minder zoektijd, minder ruis en direct de context die nodig is om verder te gaan. Het team ervaart dit als een duidelijke meerwaarde in de dagelijkse werkstroom.